Nutzungsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: 24. Juli 2026

§ 1 Geltungsbereich

Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen der wartenmitadana GmbH (nachfolgend „Anbieter“) und ihren Kundinnen und Kunden über die Nutzung der Software wartenmitadana.ai. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (insbesondere Arztpraxen, MVZ und vergleichbare Einrichtungen); nicht an Verbraucher.

§ 2 Vertragsgegenstand

Der Anbieter stellt wartenmitadana.ai als webbasierte Software (Software-as-a-Service) zur Steuerung des Patientenaufrufs und – im gebuchten Umfang – des KI-gestützten Patientenflusses zur Verfügung. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweils gewählten Paket- bzw. Modulbeschreibung.

§ 3 Vertragsschluss und Registrierung

Der Vertrag kommt mit der Freischaltung des Zugangs durch den Anbieter bzw. der Bestätigung der Registrierung zustande. Der Kunde ist verpflichtet, die bei der Registrierung angegebenen Daten wahrheitsgemäß anzugeben und Zugangsdaten vor dem Zugriff Dritter zu schützen.

§ 4 Geld-zurück-Garantie

Der Anbieter gewährt eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie: Kündigt der Kunde innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsbeginn, werden die bereits gezahlten Entgelte vollständig erstattet.

§ 5 Preise und Zahlung

Es gelten die zum Zeitpunkt der Buchung ausgewiesenen Preise, jeweils zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt je nach Wahl monatlich oder jährlich im Voraus. Zusatzmodule (z. B. KI-Patientenfluss) werden gesondert ausgewiesen.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag hat eine monatliche Laufzeit und kann mit einer Frist von 7 Tagen zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt werden, sofern nichts anderes vereinbart ist. Bei Jahresabrechnung gilt die vereinbarte Mindestlaufzeit. Die Kündigung bedarf der Textform.

§ 7 Pflichten des Kunden

Der Kunde ist für die rechtmäßige Nutzung der Software in seiner Einrichtung verantwortlich, insbesondere für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben gegenüber seinen Patient:innen. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

§ 8 Verfügbarkeit

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes. Wartungsarbeiten, höhere Gewalt und Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters können zu voruübergehenden Einschränkungen führen.

§ 9 Gewährleistung und Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) und der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.

§ 10 Änderungen der AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern. Über Änderungen wird der Kunde in Textform informiert; sie gelten als angenommen, wenn der Kunde nicht innerhalb einer angemessenen Frist widerspricht und auf diese Folge hingewiesen wurde.

§ 11 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand der Sitz des Anbieters. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

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Terms of Use

General Terms and Conditions

Last updated: 24 July 2026

1. Scope

These terms apply to all contracts between wartenmitadana GmbH (the “Provider”) and its customers regarding use of the wartenmitadana.ai software. The offering is directed exclusively at businesses within the meaning of Section 14 of the German Civil Code (in particular medical practices, medical care centres and comparable institutions), not at consumers.

2. Subject matter

The Provider makes wartenmitadana.ai available as web-based software (software-as-a-service) for managing patient calling and – to the extent booked – the AI-assisted patient flow. The specific scope of services follows from the selected plan or module description.

3. Conclusion of contract and registration

The contract is concluded when the Provider activates access or confirms the registration. The customer must provide truthful information during registration and protect access credentials from third-party access.

4. Money-back guarantee

The Provider grants a 30-day money-back guarantee: if the customer cancels within 30 days of the start of the contract, the fees already paid are refunded in full.

5. Prices and payment

The prices shown at the time of booking apply, in each case plus statutory VAT. Billing is monthly or annually in advance, as chosen. Add-on modules (e.g. AI Patient Flow) are shown separately.

6. Term and termination

The contract has a monthly term and may be terminated with 7 days’ notice to the end of the respective term, unless otherwise agreed. For annual billing, the agreed minimum term applies. Termination must be in text form.

7. Customer obligations

The customer is responsible for the lawful use of the software within its institution, in particular for compliance with data protection requirements towards its patients. Where the Provider processes personal data on the customer’s behalf, the parties conclude a data processing agreement under Art. 28 GDPR.

8. Availability

The Provider strives for high availability of the service. Maintenance, force majeure and disruptions outside the Provider’s control may lead to temporary restrictions.

9. Warranty and liability

The Provider is liable without limitation for intent and gross negligence, and for injury to life, body or health. For slight negligence, the Provider is liable only for breach of a material contractual obligation and limited in amount to the foreseeable damage typical for the contract. Otherwise liability is excluded.

10. Changes to these terms

The Provider may amend these terms with effect for the future. The customer will be informed of changes in text form; they are deemed accepted if the customer does not object within a reasonable period and was informed of this consequence.

11. Final provisions

The law of the Federal Republic of Germany applies. If the customer is a merchant, a legal entity under public law or a special fund under public law, the place of jurisdiction is the Provider’s registered office. Should individual provisions be invalid, the validity of the remaining provisions remains unaffected.

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